Wie wählt man eine zuverlässige Ausrüstung für Videokonferenzen im Jahr 2022 aus?

Videokonferenztechnologie hat sich in den letzten Jahren zu einem Must-Have für Unternehmen aller Größen und Branchen entwickelt. Video, das früher nur für große Unternehmen mit viel Geld und Ressourcen gedacht war, ist heute eine großartige Möglichkeit, Teams und Kunden miteinander zu verbinden.

In der heutigen hybriden Arbeitswelt sind Videokonferenzlösungen nicht nur eine „Option“. Es wird prognostiziert, dass Remote-Arbeit und die Verlagerung der Zusammenarbeit die Videokonferenzbranche bis 24.4 auf 2028 Milliarden US-Dollar treiben werden. Mit der richtigen Videolösung können Unternehmen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, unabhängig von ihrem Standort zusammenzuarbeiten. Durch die Bereitstellung von Kontext und Hinweisen während eines Gesprächs können Videos dazu beitragen, persönliche Beziehungen zwischen Menschen aufzubauen, die nicht von Angesicht zu Angesicht interagieren können. Viele Menschen glauben, dass das Anschauen von Videos ihnen hilft, zu verstehen, was in einer Diskussion gesagt wird.

Da die Nachfrage nach Videokonferenzdiensten weiter zunimmt, ist es von entscheidender Bedeutung, das am besten geeignete Videokonferenzgerät auszuwählen. Wie wählt man also eine zuverlässige Ausrüstung für Videokonferenzen aus?

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Videoanforderungen

Der erste Schritt bei der Auswahl einer Videokonferenz-Hardware ist die Bestimmung Ihres Videotechnologie-Stacks. Sie benötigen Videokonferenzsoftware wie Microsoft Teams, RingCentral oder Zoom sowie Webcams, Videoraum-Kits und Mikrofone. Berücksichtigen Sie Ihre Hardware- und Softwareinvestitionen, bevor Sie ein Videokonferenzgerät kaufen. Der Microsoft-Shop verkauft beispielsweise Videokonferenzgeräte und -software von Microsoft Teams.

Schritt 2: Denken Sie über Ihre Bereitstellungsoptionen nach.

Überlegen Sie auch, wie Videoangebote gekauft werden. Welche Art von Videolösung benötigen Sie: eigenständige Videokonferenzen oder in CC- oder UC-Dienste integrierte Videolösung? Sie wollen Hardware kaufen oder Räume mieten? Stellen Sie bei spezifischen Videokonferenz-„Add-Ons“ zu vorhandener Ausrüstung sicher, dass die neue Technologie die vorherige Investition ergänzt. Berücksichtigen Sie die Plattformintegration und -leistung Ihres Anbieters. In anderen Fällen können Sie sich dafür entscheiden, mit Innovatoren zusammenzuarbeiten, die CPaaS- und API-Verbindungen anbieten.

Schritt 3: Priorisieren Sie die Benutzerfreundlichkeit

Nach der Bestimmung der Art von Videokonferenzausrüstung benötigt und wie es verwendet wird, berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit. Arbeitnehmer erwarten heute einfache, effiziente audiovisuelle Interaktionen. Sie sollten in der Lage sein, ihre Videokonferenzsoftware mit einem einzigen Klick zu öffnen. Ihr Personal muss auch verstehen, dass die Installation und Verwendung ihrer Geräte einfach ist. Raumausstattungen für Videokonferenzen werden immer weiter verbreitet. An einem hybriden Arbeitsplatz, an dem die Mitarbeiter nicht immer Zugriff auf die IT haben, ist die Benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung. Um die Nutzung zu optimieren, sollte Ihre Technologie einfach zu integrieren sein.

Schritt 4: Berücksichtigen Sie das Videomanagement

Ihre Videotechnik muss überschaubar und einfach zu bedienen sein. Software und Hardware für Videokonferenzen müssen für Remote-Mitarbeiter einfach bereitgestellt werden können. Updates und neue Firmware sollten so einfach wie ein Website-Klick sein. Unabhängig von der Einrichtung Ihres Unternehmens stellen Sie sicher, dass Ihr Videokonferenzdienst das Technologiemanagement unkompliziert macht. Sie sollten in der Lage sein, zu steuern, wer Zugriff auf bestimmte Videoprogrammfunktionen hat. Es ist wichtig zu entscheiden, wer Videokonferenzen organisiert und verwaltet. Ein kompetentes Videokonferenzunternehmen kann Sie auch bei der Bereitstellung neuer Tools für Ihre Benutzer unterstützen.

Schritt 5: Erwägen Sie die Nutzung vorteilhafter Bonusfunktionen

Videokonferenzlösungen sind nicht mehr auf die Erstellung von Video-Feeds beschränkt. Es hat auch viele komplizierte Funktionen. Sie können Ihre Videokonferenzsoftware verwenden, um eine kollaborativere Umgebung zu schaffen, in der Mitglieder Informationen und Dateien einfach austauschen können. Intelligente Übersetzung und Transkription in Echtzeit können in Ihre Videopräsentation integriert werden. Dateneingabe und Terminvereinbarung können durch virtuelle Assistenten unterstützt werden. Kameras mit KI können auch die Videobildqualität verbessern und Sprecher verfolgen. Sie können auch Gäste und Temperaturen mit ausgeklügelten Raumsystemen verfolgen.

Schritt 6: Berücksichtigen Sie Datenschutz und Sicherheit

Ob es sich um ein Headset für Remote-Mitarbeiter oder ein Videoraum-Kit handelt, neue Technologien müssen Sicherheit, Datenschutz und Compliance integrieren. Berücksichtigen Sie die Sicherheitsfunktionen Ihrer Videolösung. Um Datendiebstahl zu verhindern, müssen Video-Feeds möglicherweise verschlüsselt werden. Sicherheits- und Datenschutzelemente können zu Videosystemen hinzugefügt werden. Sichtschutzblenden an Webcams und anderen Videogeräten werden immer weiter verbreitet. Sind Datenspeicheroptionen verfügbar, wenn sich Ihre Videolösung mit Ihrer bestehenden Kommunikationsinfrastruktur verbindet und Gespräche aufzeichnet? Dies ist nur eines von zahlreichen Compliance-Problemen.